CONTRÔLE FISCAL : LE FICHIER D’ÉCRITURES COMPTABLES (FEC)

Posted By Antoine Gouin on Mai 15, 2015 in CF - Contrôle fiscal, Expertise


Date de publication : 15-05-2015

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n cas de vérification de comptabilité d’une société (communément appelée un contrôle fiscal), il convient de respecter certains formats lorsque les documents comptables sont communiqués à l’administration fiscale française (II), notamment en cas d’utilisation d’un système de facturation informatisé (I).

I – Facturation électronique

Depuis le 1er janvier 2014, les sociétés françaises peuvent utiliser un système de facturation électronique pour communiquer avec l’administration fiscale française, mais elles doivent utiliser un format particulier (A) qui respecte les obligations comptables françaises (B).

A. Le sytème de facturation électronique

En cas de vérification de comptabilité et lorsque la comptabilité a été réalisée grâce a un système informatisé, les factures et la documentation comptable doivent être transmises à l’administration fiscale française par le biais d’une copie numérique (article L.47 A du LPF).

Selon les articles 289 VI et VII du CGI, les sociétés sont autorisées à transmettre à leurs clients des factures sous format électronique. Toutefois, le destinataire de la facture doit accepter ce procédé de facturation électronique. Heureusement, l’accord des clients peut être reçu de trois façons différentes :

  • écrit dans un contrat ;
  • par le paiement et/ou le traitement de la facture électronique par le client ;
  • ou en laissant suffisamment de temps au client pour demander une copie papier de la facture électronique.

Ces conditions peu contraignantes permettent l’utilisation exclusive d’un système de facturation électronique, et cela même sans un accord préalable entre la société et ses clients.

Il est intéressant de noter qu’une facture établie sur papier puis ensuite scannée ne peut être considérée comme une facture électronique. De plus, une facture électronique imprimée et envoyée par la poste n’est pas non plus considérée comme une facture électronique.

Toutefois, jusqu’au 31 décembre 2014, une facture papier scannée puis envoyée par email ou via un réseau sécurisé pouvait être considérée comme une facture électronique. À condition que la copie scannée dispose d’une signature électronique et que la société conserve les deux versions de la facture (papier et numérique).

B. Obligations comptables françaises

À compter du 1er janvier 2014, les entreprises qui utilisent un système de facturation électronique doivent être capables de fournir à l’administration fiscale française une fichier d’écritures comptables qui respecte les normes de comptabilité française : French Gaap. Ce fichier doit être fourni en français.

En France, les règles applicables aux états financiers des entreprises trouvent leur source dans :

  • le Code de commerce (articles L.123-12 à L.123-28) et le plan comptable général ;
  • les règles issues de l’Autorité des Normes Comptables.

Ces principes sont :

  • le principe de continuité d’activité ou d’exploitation ;
  • le principe de spécialisation des exercices ou d’autonomie ou d’indépendance des exercices
  • le principe du nominalisme ou des coûts historiques ou de stabilité de l’unité monétaire
  • le principe de prudence
  • le principe de fixité ou de permanence des méthodes
  • le principe d’importance relative
  • le principe de non-compensation
  • le principe de bonne information
  • le principe de prééminence de la réalité sur l’apparence
  • le principe d’intangibilité du bilan d’ouverture

Selon l’article L.123-22 du Code de commerce, le fichier d’écritures comptables doit être conservé pendant 10 ans. D’après l’article 102 B du LPF, le fichier d’écritures comptables doit être conservé pendant 6 ans. Toutefois, il est recommandé de garder le fichier pendant 10 ans car une vérification de comptabilité peut remettre en cause des opérations passées jusqu’à 10 années auparavant (par exemple les pertes reportables, les amortissements).

Cependant, le FEC sous format électronique doit être exploitable par l’administration fiscale française.

II – La communication des fichiers électroniques avec l’administration fiscale française

D’après le LPF, depuis le 1er janvier 2014, les sociétés qui utilisent un système numérique de comptabilité et qui reçoivent un avis de vérification de comptabilité doivent fournir à l’administration fiscale un fichier électronique contenant le FEC.

La transmission du fichier peut se réaliser via différents supports : CD, DVD, clef USB, serveur de l’administration fiscale française … Ce fichier doit être transmis à l’administration lors de la première intervention de l’inspecteur des impôts soit, au choix du contribuable, sous forme de fichiers à plat (à organisation séquentielle et structure zonée) ou sous forme de fichiers structurés (codés en XML, respectant la structure du fichier XSD).

Selon le CGI, les sociétés qui ne fournissent pas de tels fichiers sont sujettes à une amende de 1 500€ par exercice fiscal audité ainsi qu’à une seconde amende allant jusqu’à 5‰ du chiffre d’affaire redressé ou 5‰ du chiffre d’affaire original s’il n’y a pas eu de redressement.

La société n’a pas à fournir les originaux des documents communiqués. En effet, à la fin d’un avis de vérification de comptabilité est marqué : « Les documents communiqués doivent être des copies. La société doit conserver les originaux ». Ce qui est pratique si la comptabilité de la société n’est pas tenue en France mais par des services de la société situés dans un autre pays (sauf si le pays dans lequel se trouve le service de comptabilité n’a pas signé convention d’assistance mutuelle en matière de recouvrement de l’impôt avec la France). Attention toutefois, les factures originales doivent être conservées en France, dans un pays de l’Union Européenne ou dans un pays ayant conclu avec la France une convention d’assistance mutuelle ayant une portée similaire à celle prévue par la directive du 16 mars 2010 et le règlement UE du 7 octobre 2010 est définie à l’arrêté du 15 mai 2013. Cet arrêté ne comprend qu’une dizaine de pays en dehors de l’UE.

Toute copie transmise à l’administration fiscale pour le contrôle fiscal sera rendue à l’entreprise. L’administration ne peut conserver aucune copie.

Pour en savoir plus :

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Antoine Gouin

Antoine est avocat fiscaliste exerçant au sein d’un cabinet d’affaires. En plus des besoins attachés à la fiscalité des entreprises, Antoine maîtrise les problématiques de financements intragroupe à l’international mais également la fiscalité des particuliers comme l’IFI par exemple.

Antoine est passionné d’astronomie et boit son café comme George Clooney : ristretto sans sucre. Profil LinkedIn
Antoine Gouin

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