Contrôle fiscal : le fichier des écritures comptables (FEC)

Qui doit produire un fichier des écritures comptables ?

Tout contribuable qui tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés. Lorsqu'il fait l'objet d'une vérification de comptabilité, il satisfait à son obligation de représenter ses documents comptables en remettant, au début des opérations de contrôle, une copie des fichiers des écritures comptables sous une forme dématérialisée répondant à des normes fixées par arrêté [2]. La règle vise les entreprises industrielles, commerciales et artisanales et, plus largement, tout contribuable que le code général des impôts astreint à tenir et à présenter des documents comptables, dès lors que sa comptabilité est informatisée.

L'obligation pèse sur le contribuable vérifié, que la comptabilité soit tenue par lui-même ou par un prestataire. Le logiciel comptable produit le fichier ; il appartient à l'entreprise de s'assurer, avant tout contrôle, qu'il est conforme.

Que contient le fichier ?

Le fichier des écritures comptables réunit, dans un fichier unique par exercice, l'ensemble des données comptables et des écritures de tous les journaux, classées par ordre chronologique de validation. Il est constitué des écritures après opérations d'inventaire, hors écritures de centralisation et de solde des comptes de charges et de produits, et comprend les écritures de reprise des soldes de l'exercice antérieur [1].

Chaque écriture comporte au moins dix-huit informations, dans un ordre imposé, parmi lesquelles le code et le libellé du journal, le numéro de l'écriture sur une séquence continue, sa date de comptabilisation, le numéro et le libellé du compte conformes au plan comptable, la référence et la date de la pièce justificative, les montants au débit et au crédit, le lettrage, la date de validation et, le cas échéant, le montant en devise. Le fichier est remis, au choix du contribuable, sous forme de fichier à plat, dont les zones sont séparées par une tabulation ou une barre verticale, ou de fichier structuré au format XML ; il est nommé selon la nomenclature « SirenFECAAAAMMJJ », la date étant celle de la clôture de l'exercice [1]. Des tableaux adaptés s'appliquent aux titulaires de bénéfices non commerciaux et de bénéfices agricoles qui tiennent une comptabilité de trésorerie.

Quand et comment le remettre ?

En vérification de comptabilité

La vérification de comptabilité est précédée d'un avis de vérification [5]. Le fichier est remis au début des opérations de contrôle [2]. L'administration peut effectuer sur la copie des tris, classements et calculs destinés à s'assurer de la concordance entre les écritures et les déclarations ; lorsqu'elle envisage des traitements informatiques plus étendus, elle indique par écrit la nature des investigations souhaitées et le contribuable choisit, par écrit, entre plusieurs modalités de réalisation. Le résultat des traitements qui donnent lieu à des rehaussements lui est communiqué au plus tard avec la proposition de rectification, et les copies sont détruites avant la mise en recouvrement [2].

En examen de comptabilité

L'administration peut aussi examiner une comptabilité informatisée sans se rendre sur place [6]. Le contribuable adresse alors le fichier dans les quinze jours de la réception de l'avis d'examen de comptabilité ; à défaut, l'administration peut l'informer que la procédure est annulée. Elle envoie une proposition de rectification, ou informe le contribuable de l'absence de rectification, au plus tard six mois après la réception du fichier [3].

Quelles sanctions en cas de défaut ?

Le défaut de présentation de la comptabilité selon les modalités prévues entraîne une amende de 5 000 euros ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable. Le défaut de transmission du fichier dans les délais et selon les modalités prévues en cas d'examen de comptabilité entraîne une amende de 5 000 euros [4].

Combien de temps conserver les écritures ?

Les livres, registres, documents et pièces sur lesquels peut s'exercer le contrôle de l'administration se conservent pendant six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée ou de la date d'établissement des documents ; ceux qui sont établis ou reçus sur support informatique se conservent sous cette forme [7]. Le code de commerce impose aux commerçants de conserver pendant dix ans les documents comptables et les pièces justificatives, établis en euros et en langue française [8]. Un commerçant respecte donc le plus long des deux délais.

Que vérifier avant un contrôle ?

• Le logiciel comptable produit-il un fichier conforme, pour chaque exercice non prescrit ?
• La séquence des numéros d'écriture est-elle continue, et les écritures de reprise des soldes figurent-elles en tête ?
• Les libellés des écritures et les références des pièces permettent-ils de retrouver chaque justificatif ?
• Les montants en devise et leurs cours de conversion sont-ils renseignés ?
• Les pièces justificatives sont-elles conservées sous leur forme d'origine et pendant la durée requise ?

La conduite de la procédure qui suit le contrôle, et notamment la réponse à la proposition de rectification, est présentée sur la page consacrée à la proposition de rectification ; le calcul des délais de réponse, dans l'article consacré aux règles de calcul des délais fiscaux.